党校档案是党校记忆大厦的基石,反映了党校各个不同时期、不同层面的发展轨迹，是一笔宝贵的历史财富。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它为全面认识和把握党校发展规律提供了丰富详实的第一手资料。党校档案工作与党校各项工作紧密相连，档案资料是党校重要的信息资源。近年来，党的干部教育事业发展的新形势对档案工作提出了更高要求，当务之急是加强档案信息资源的收集和开发，优质高效地为学校各项建设与发展服务。同时，信息技术的发展对传统的以纸质文件为基础建立的管理思想和服务方式带来了强烈冲击。党校档案部门迫切需要抓住干部教育事业整体发展的契机，凭借现代技术手段，以集成的智慧、开阔的思路，创新档案实体管理与信息服务，把传统、静态的档案资料，开发为开放、动态的信息资源，更好地为学校的教学科研、科学决策和行政管理提供依据和参考。

全面整合，建立覆盖全校各项工作的档案资源体系
　　档案资源建设是档案工作发展的重要基础，资源的齐全完整保证着“历史性、服务性、真实性”。要获得丰富的原始材料，就要拓宽收集的种类和内容，加大信息覆盖面，做好各种材料的收集整理，将传统的以纸质文书为主的资源结构，转变为以文书、教学、科研档案为主体，兼顾基建、外事、财务、照片、声像、实物等其他类别档案的全面立体的资源体系。
　　首先要结合党校实际，树立特色意识，加强教学科研档案收集，尤其是教学会议、教材建设、科研成果、教学大纲以及教学名师和学员的研究报告、课题调研等资料。方法上采取普遍收集与专门收集、定期收集与不定期收集相结合。把握好教学档案形成规律，抓好每学期开学和结业这两个教学档案形成的主要时期集中收集。同时注意跟踪调研各部门有价值的信息资源，做到特殊情况及时收，重要资料随时交。当教学过程中有重要培训班、重要会议、重大活动、重要人物来访视察时，档案部门应提前介入，全程跟踪，专项收集新材料，确保完整性和准确性。
　　其次是扩大数字档案信息资源的总量，实现信息数字化。数字档案资源包括对馆藏进行数字化处理后形成的电子档案和办公自动化环境下生成的电子文件。通过扫描录入、数码翻拍等方式对纸质档案进行数字化加工，逐步建立全文数据库。由于馆藏档案数量巨大，因此优先对重要的、珍贵的、容易受损的、利用率高的进行加工，不断扩大电子档案存量。坚持文档一体化，遵循纸质文件和电子文件“双套制”保管原则，着手制订电子文件归档范围和保管期限。收集整理各单位在电子政务平台上形成的文本、图像、图形、声音文件等电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制，确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布”，从而将具有保存价值的电子文件安全永久地保存下来，并提供实时利用。党校档案部门应根据《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》等规章和规范性文件，积极参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档工作，确保电子文件的前端控制和全程管理。
　　再次是建立党校档案信息共享平台。加强全国党校系统内档案信息的纵向联合，充分发挥整体优势。通过建立联合目录实现共享，以资源共享弥补资源的不足，建成档案信息的积聚中心和交流中心。同时与校内图书、校史、情报资料等文献部门横向联合，实现文献资源互补，共同构成整体信息资源体系。

注重服务，建立快捷高效的档案信息开发利用体系
　　全方位地为党的干部教育事业服务，是党校档案工作必须坚持的工作方向和重心。因此，档案管理工作的最终目的就是开发和利用档案资源，以“服务中央、服务校委、服务各直属单位、服务广大学工人员”为主要职能。
　　第一，档案部门要贴近全校的中心工作、重要活动和群众强烈关心的问题，及时掌握了解各项工作的长远规划、近期目标和各部门安排，广泛掌握利用需求，科学预测需求热点。然后围绕这些展开专题对档案资料进行收集整理、挑选编辑，转化为系统、完善、精炼的专题编研材料，提供给校领导和各部门作为解决问题的参考。信息来源上，以馆藏档案为基础但又不局限于馆藏，可以对多种途径收集到的信息综合创造加工，进行二次、三次文献开发，按照一定专题编写书目、索引、文献提要、文摘、综述等，做好“参谋”，成为决策的信息库和数据库。档案工作人员要具有敏锐的情报意识和信息捕捉能力，不断扩大信息网络，大跨度、全方位地搜集信息，加强开发意识，使档案信息在各项工作中真正用得上、见实效。
　　第二，面对内容复杂、种类繁多的档案和利用者的不同需求，必须从多种角度分析，在服务内容与形式上推陈出新，分门别类地进行分析，提供个性化服务。决策者需要的是全局性、综合性的信息，比如发展规划、规章制度、政策规定等。教研人员需要的理论性、专业性较强的信息材料，业务人员则需要与工作相对应的指导性文件。要经常主动深入各单位走访，根据不同周期、不同岗位和任务，开展定向跟踪，有针对性地提供定制服务。同时对利用情况进行统计、分析，从中发现哪些信息利用率高，以规律预测利用需求，积极从查阅式服务转向咨询式服务，从等待服务转向超前服务，从检索工具式服务转向编研成果式服务。
　　第三，改变孤军作战的局面，加强部门之间的合作开发。与文秘部门合作，加快文件转化为综合信息的过程。与学员部门开展合作，做好各类培训班材料的收集，并充分发挥学员的自身优势。同时还可以利用馆藏档案作为开展党史、党风、党性教育的重要素材，比如2011年中央党校与中央档案馆合办的纪念建党90周年档案展览，就是用好档案资源实现以档助教、以档促训的典型实例。与校史馆相互衔接，利用丰富的档案资源，积极开展宣传活动。申请创设爱国主义教育基地，向广大师生和社会展示党校历史，以深厚的文化底蕴为社会主义核心价值体系提供强大的精神力量。

完善技术，建立促进信息流动的现代化传输体系
　　信息化建设是党校档案工作管理与服务创新的重要途径，通过管理技术和手段的创新，努力形成档案信息采集实时化、存储数字化、服务网络化的工作机制。一是要做好规划，完善档案信息化的基础设施建设，提高信息技术的应用程度。力争把档案信息化建设纳入到学校的信息化整体规划中，获得足够的经费支持，加快信息化的基础设施建设，配备适合党校使用的高稳定性与高安全性的网络设施，相应的数据库服务器、存储器等硬件建设和规范化的档案信息管理软件。利用网络可以快速及时地收集各单位档案资料，集中存储、传送、利用和综合管理。管理软件应该覆盖档案信息的主要功能，同时要适应多种硬件平台、多种操作系统的运行，具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力。二是要加强对各种类型档案的数字化管理，大力推进数据库建设。建立目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、图纸扫描库以及各类专题数据库，同时还可以建立跨校区、跨部门的资源共享数据库，通过权限分配来使用数据库信息。通过完善的检索体系，从不同角度、快速准确地把信息呈现给利用者，实现档案全文信息查询。三是要改进传播方式手段，提高利用效率。在校园网、互联网上开辟专栏，将可以公开的图片、视频、文字等档案资料上网，通过网站提供综合服务。校内可以通过校园网提供网络平台在线利用服务，实现宣传展示、检索查询、交流互动等多项功能，在信息服务的广、精、快、新上做文章，使广大教职员工查阅信息更加便捷。面向校外可以通过动画演示、网上展览陈列、发布编研材料等向社会公众宣传，扩大传播和影响范围，发挥教育服务功能，实现珍贵史料的价值。
　　（作者单位：中央党校办公厅）